Selama bekerja, pasti kamu pernah mengalami halangan untuk bekerja, bukan? Alasannya pun bisa beragam, seperti karena sakit, kepentingan keluarga, cuti menikah, atau keperluan mendadak yang tidak bisa ditunda.
Meski begitu, seorang karyawan tetap perlu meminta izin dari atasan atau HRD untuk dapat meninggalkan pekerjaan sementara waktu.
 |
| Ilustrasi sedang membuat surat izin tidak masuk kerja. Photo by Corinne Kutz on Unsplash |
Tujuannya adalah agar pihak perusahaan mengetahui alasan dibalik ketidakhadiranmu saat jam kerja. Selain itu, tindakan ini juga akan mencerminkan kamu sebagai karyawan yang profesional.
Membuat surat izin tidak masuk kerja harus menggunakan bahasa yang formal dan tidak bertele-tele. Pastikan segala sesuatu yang tertulis di dalam surat tersebut harus benar, singkat, dan jelas.
Dalam pembuatan surat izin tidak masuk kerja, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan. Berikut ini adalah tahapan dan hal-hal yang harus
diperhatikan dalam membuat surat izin kerja, diantaranya:
1. Tanggal Izin Kerja
Hal
terpenting yang harus ada di dalam surat izin tidak masuk kerja adalah
tanggal izin kerja. Pastikan kamu mencantumkan tanggal dan hari kamu
izin dengan benar.
Dengan begitu, pihak HRD akan mencatatat
tanggal izin dan untuk mengetahui apakah kamu mempunya deadline
pekerjaan tertentu yang nantinya mungkin akan dihibahkan pada rekan
kerja yang lain selama kamu tidak bekerja.
2. Identitas Diri
Selain
tanggal izin, kamu juga wajib mencantumkan identitas diri yang lengkap
dan benar, meliputi nama lengkap, jabatan atau divisi, dan nomor induk
kepegawaian. Tujuannya untuk memudahkan pihak HRD dapat mendata izin
kamu dengan jelas.
3. Tujuan Izin Kerja
Nah, selanjutnya
adalah bagian paling penting dari surat izin kerja, yakni tujuan atau
alasan kamu tidak masuk kerja. Hal ini juga yang akan menentukan surat
izin tidak masuk kerja yang kamu buat diterima atau tidak.
Maka,
pastikan kamu menulisnya dengan alasan yang logis dan sebenar-benarnya.
Ingat, kamu harus membuatnya dalam bentuk resmi dan tidak seperti surat
non formal.
4. Lama Izin Kerja
Jika kamu memiliki jangka
waktu tertentu untuk izin kerja, pastikan kamu mencantumkannya di dalam
surat izin tidak masuk kerja. Dengan begitu, pihak perusahaan dapat
mengetahui tugas apa saja yang kamu tinggalkan selam tidak masuk kerja.
5. Ucapkan Terima Kasih
Terakhir,
jangan lupa untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada bagian yang
bertanggung jawab sehingga akan tercipta hubungan kerja yang baik.
Dengan ucapan terima kasih itu juga akan membuat pihak atasan akan
merasa dihargai.
Sebagai referensi, kamu bisa simak beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar berikut ini.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Meminta izin lisan untuk tidak masuk kerja tentu saja tidak cukup, karyawan harus memberikan surat izin tidak masuk kerja pada atasan atau HRD perusahaan. Isi dari surat ini akan mencakup tanggal, data diri, hingga tujuan izin yang akan dilakukan.
Untuk mengetahui lebih jelasnya, kamu bisa menyimak beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja sesuai dengan tujuannya, seperti berikut ini:
1. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit.
Izin masuk kerja karena sakit adalah salah satu alasan paling umum dan manusiawi yang membuat seorang karyawan tidak masuk bekerja. Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda dalam pengajuan surat ijin tidak masuk kerja karena sakit. Misal, ada yang harus disertai surat dokter dan ada yang tidak mewajibkan asal tidak lebih dari satu hari.
Bogor, 14 April 2020
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala bagian Human Resource (HR)
PT Maju Banget
Jalan Brigjend Saptadji Hariprawira no.76,Kel. Cilendek Barat
Kec. Bogor Barat, Kota Bogor
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : Harisman
Alamat : Jalan Riau Blok Babakan Pende 3 No.13, Kec. Bogor Tim., Kota Bogor,
Jabatan : Staf Departemen IT
Mohon izin tidak dapat hadir di kantor untuk bekerja seperti biasa karena sakit. Saya menuliskan surat ini dengan maksud untuk memohon izin dari Bapak/Ibu Kepala Bagian.
Jika kondisi tubuh saya belum membaik hingga besok, saya akan menyerahkan surat keterangan dokter ketika kembali masuk kerja.
Demikian surat permohonan izin ini saya buat. Atas perhatian serta izin dari Bapak/Ibu Kepala Bagian, saya sampaikan terima kasih.
Hormat saya,
(Tandatangan)
Harisman
2. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Keluarga
Urusan keluarga seperti anggota keluarga menikah, melahirkan, dan lainnya kerap menjadi salah satu alasan karyawan yang paling umum untuk tidak masuk kerja. Jika memang kamu memiliki urusan keluarga yang sifatnya tidak bisa ditinggalkan, kamu bisa gunakan contoh surat izin tidak masuk kerja berikut ini sebagai referensi untuk menulis surat izinmu.
Bogor, 21 Februari 2021
Yang terhormat,
Direktur PT Tangga-Tangga
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang menulis surat ini:
Nama : Dewi
Alamat : Jl. Kantin No.2, Pabaton, Bogor Tengah, Kota Bogor
Jabatan : Resepsionis
Dengan menuliskan surat ini, saya bermaksud untuk memohon izin tidak masuk kerja pada hari ini, Selasa 18 Februari 2020 karena nenek saya wafat.
Demikian surat permohonan izin ini saya buat. Saya sampaikan terima kasih atas perhatian serta izin yang Bapak berikan.
Hormat saya,
Dewi
3. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Mendadak
Beberapa urusan ada yang bersifat mendadak dan biasanya tidak bisa ditinggalkan, seperti anggota keluarga atau kerabat yang meninggal dunia. Urusan accidental seperti ini juga bisa menjadi alasan karyawan tidak bisa masuk kerja untuk melaksanakan tugasnya. Jika ini yang kamu alami, berikut ini contoh surat yang bisa kamu jadikan acuan untuk dikirimkan pada atasan perusahaan.
Bogor, 15 Juli 2021
Perihal : Permohonan Izin Cuti Melahirkan
Lampiran : 1 lembar Surat Keterangan Dokter
Kepada Yth,
Ibu Nur Insani Samantha
Kepala Departemen Personalia PT Happy Day
Jl. Raya kerinci blok HDX no.1, Bojong gede-bogor
Dengan hormat,
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari ini (Tanggal, Bulan Tahun) karena ada urusan mendadak yaitu kerabat yang kecelakaan sehingga harus mengurus administrasi ke rumah sakit. Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kebijaksanaan dari pihak HRD untuk memberikan izin tidak masuk kerja.
Demikian permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.
Hormat saya,
(Nama Lengkap)
Hormat Saya
Rahmaniya
4. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Menikah
Hampir setiap orang pasti berencana untuk menikah, begitupun dengan seorang karyawan atau bekerja. Biasanya seorang karyawan akan berencana mengambil libur kerja karena acara tersebut.
Kamu bisa mengajukannya beberapa hari sebelum acara berlangsung sesuai dengan kesepakatan dengan pihak perusahaan. Dengan begitu, perusahaan bisa mencari pengganti untuk menyelesaikan tugas yang harus dilakukan.
------------------------------------------------
Bogor, 6 Januari 2021
Hal : Permohonan Izin Cuti Menikah
Lampiran: –
Yang terhormat,
Pimpinan PT Rain Jungle
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan pada surat ini:
Nama lengkap : Deliana Salim
Alamat :Jl. Masjid II No 06, EMPANG, Kec. Kota Bogor Selatan, Kota bogor
Jabatan : Staf Departemen Akuntansi
Nomor HP : 085670809444
Saya menulis surat ini dengan tujuan untuk mengajukan cuti menikah pada tanggal 16 hingga 22 Januari 2021.
Demikian surat izin cuti ini saya buat. Atas perhatian Bapak Pimpinan, saya sampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Deliana Sali
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Melahirkan
Jika kamu adalah seorang karyawan sekaligus ibu hamil yang sedang mempersiapkan proses melahirkan, sebaiknya perlu siapkan surat izin tidak masuk kerja jauh-jauh hari. Hal ini akan membuat perusahaan tidak repot untuk mencari penggantimu dalam hal pekerjaan.
Bogor, 15 Juli 2021
Perihal : Permohonan Izin Cuti Melahirkan
Lampiran : 1 lembar Surat Keterangan Dokter
Kepada Yth,
Ibu Nur Insani Samantha
Kepala Departemen Personalia
PT Happy Day
Jl. Raya kerinci blok HDX no.1, Bojong gede-bogor
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rahmaniya
Jabatan : Staff Marketing
bermaksud mengajukan izin cuti melahirkan selama 3 (tiga) bulan, terhitung mulai tanggal 10 Agustus 2021 sampai 10 November 2021. Bersama surat ini, saya lampirkan surat mengenai hari perkiraan lahir yang telah dibuat oleh dokter.
Demikian surat permohonan izin cuti melahirkan ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian dan kebijaksanaan dari Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya
Rahmaniya